Travaux de secrétariat

	Contenu
Permanence téléphonique	Tout les matins sauf les mercredis et samedis, je reçois les communications qui vous sont destinées et vous en informe selon des modalités à définir: téléphone, fax, email
Courriers	Réception possible, traitement selon des modalités à convenir. Je vous informe immédiatement en cas de réponse urgente.
Gestion des emails	Réception et traitement selon modalités à définir (un boîte peut être ouverte gratuitement à votre nom chez notre fournisseur d'accès)  transfert par email, fax, ou contact téléphonique.
Compte rendu de réunions	Préparation et envoi des convocations. Contacts téléphoniques éventuels pour savoir si telle personne convoquée sera présente. Possibilité de participer à la réunion en vue de l'élaboration du compte rendu. Ou, mise en forme de notes prises par quelqu’un d’autre.
Déclarations administratives	Prise en charge de toutes les déclarations auprès des structures officielles, Préfecture, DDJS, Fédérations, Mairie..
Demande de subventions	Elaboration du contenu à partir d’éléments séparés fournis par l’association ; ou mise en forme du document établi par l’association.  Nota : avec le temps, la connaissance de l'historique de l'association (informations tenues à jour en fichier) permet de proposer un projet.
Recherche d'information	Tous types: juridiques, législatives, conventions, règlements,..
Gestion du fichier des adhérents	Tenue du fichier des adhérents et licenciés sous Excel, ou avec le logiciel des Fédérations, ou via internet. Mise à jour et tenue des fichiers en fonction de toutes les informations fournies (fiche adhérent, fiche inscription,..)
Elaboration des bilans annuels	Tenue du bilan des activités, historique, création du « dossier association », préparation du bilan annuel pour l’assemblée générale,.. Elaboration du contenu à partir d’éléments séparés fournis par l’association ; ou mise en forme du document établi par l’association.  Nota : avec le temps, la tenue de l'historique de l'association permet d’élaborer directement un projet.
Déclaration médias Articles de presse	Prise en charge des relations à partir d’une fiche standard que vous établissez sur les manifestations à promouvoir.